Microdoc: La Tua Gestione Documentale Integrata in Notyo
Microdoc è la soluzione avanzata per la gestione efficiente dei documenti all'interno del sistema Notyo. Questa funzionalità è progettata per semplificare l'archiviazione e l'organizzazione dei tuoi file aziendali, offrendo un controllo superiore rispetto ai tradizionali sistemi di file system.
Che cos'è Microdoc?
Microdoc, disponibile dalla versione 1.9.1.xx di Notyo, ti consente di gestire in modo più efficace i documenti collegati ai processi di Notyo.
L'archiviazione dei file avviene sfruttando il Filestream di Microsoft SQL Server.
I Principali Vantaggi di Microdoc
Utilizzare Microdoc offre numerosi benefici rispetto alla gestione dei file tramite il file system tradizionale:
Migliore Gestione delle Autorizzazioni Utenti: Permette policy di accesso diverse da quelle del file system.
Utenti in Sola Lettura: Offre la possibilità di configurare utenti con accesso di sola lettura.
Maggiore Controllo: Migliora il controllo su inserimento, eliminazione e modifica dei file all'interno di un documento Notyo.
Gestione delle Versioni (Versioning): Permette di gestire più versioni dello stesso file, garantendo documenti aziendali sempre aggiornati e al sicuro. Ogni versione mantiene la data e l'utente che ha eseguito le modifiche.
Cestino di Microdoc: Quando un file viene eliminato, viene spostato in un cestino dedicato, da cui può essere eliminato definitivamente o ripristinato.
Tracciabilità delle Operazioni: Ogni operazione sui file è tracciata tramite log specifici.
Ricerche Efficaci: Permette ricerche più performanti dei documenti.
Prerequisiti per l'Utilizzo di Microdoc
Per poter utilizzare Microdoc sono necessari i seguenti prerequisiti:
Microsoft SQL Server (anche la versione Express).
Configurazione dell'ambiente e dell'istanza SQL.
Travaso dei documenti precedentemente gestiti con il file system in Notyo.
Formazione degli utenti.
Attivazione e Licenza
Microdoc è incluso nella licenza di Notyo. L'unico costo da prevedere è quello di configurazione, che dipenderà dallo storico dei documenti presenti e verrà definito individualmente per ogni cliente. Notyo continuerà a funzionare anche tramite Filesystem per i processi che lo prevedono. L'attivazione di Microdoc avviene per singolo modulo e gradualmente; i moduli abilitati continueranno a supportare anche il Filesystem se Microdoc non è attivo. I nuovi moduli di Notyo supporteranno solo Microdoc.
Configurazione di Microdoc
La configurazione e l'attivazione del modulo si trovano nell'anagrafica azienda. Da qui è possibile:
Attivare/disattivare il modulo.
Definire per quali tipi di oggetto deve essere disponibile.
Impostare la dimensione massima degli allegati.
Abilitare o meno i filtri sulle estensioni dei file consentiti, che includono: 7z, bmp, csv, doc, DOCX, eml, GIF, JPEG, JPG, key, msg, numbers, odp, ods, odt, pages, PDF, PNG, PPT, PPTX, RAR, rtf, svg, tif, tiff, txt, XLS, XLSX, xml.
Presenza di Microdoc nei Moduli Notyo
Microdoc è integrato in diversi moduli di Notyo:
Allegati su anagrafica articolo.
Archiviazione delle stampe registri IVA.
Entrata merci.
Fattura di acquisto.
Prima Nota (aggiunto con la Rev. 1.1).
Anagrafiche Clienti e Fornitori (aggiunto con la Rev. 1.3).
Pratiche e Offerte (aggiunto con la Rev. 1.3).
Qualità_Certificato_DI.
Interfaccia e Funzionalità
L'interfaccia e le funzionalità di Microdoc sono le stesse indipendentemente dal processo di Notyo da cui vengono avviate.
Quando Microdoc è attivo, ad esempio sull'anagrafica articoli, compare un apposito bottone.
All'apertura, si presenta una videata dove è possibile trascinare un file dal file system per inserirlo in Microdoc.
È possibile assegnare un Tipo Allegato al file aggiunto (ogni processo Notyo ha tipi predefiniti come "Conferma ordine", "disegno", ecc.).
È possibile inserire una descrizione aggiuntiva.
Salvare il file
Non esiste un limite al numero di file che si possono aggiungere.
È possibile aggiungere anche eMail che si apriranno con il client predefinito.
Il pannello filtri permette una ricerca basata su vari parametri.
È possibile eliminare o spostare un file nel cestino.
Gestione dello Scanner
Dalla versione 1.9.2.16 di Notyo, Microdoc include la possibilità di gestire lo scanner, sia che sia collegato direttamente al PC o virtuale in una sessione RDP.
La configurazione dello scanner si trova anch'essa nell'anagrafica azienda.
Le Versioni dei Documenti con Microdoc
Sfruttare il versioning nativo di Microdoc è una valida alternativa all'archiviazione classica su FileSystem. Questo garantisce:
Migliore controllo degli accessi.
Mantenimento delle versioni del file archiviato con date e utente che ha eseguito le modifiche.
Il suggerimento è quello di creare vari articoli di magazzino, differenziati dagli altri attraverso il gruppo merceologico oppure una delle tante tabelle ‘varianti articolo’.
Ogni articolo può ad esempio riguardare uno specifico documento aziendale.
L’articolo deve avere il Flag ‘Gestisci articoli a Magazzino’ spento
All’interno degli allegati articolo ogni file ha le sue versioni.
Caricare, Scaricare o Eliminare Documenti (in modo massivo)
Con la Rev. 1.6, è ora possibile caricare e scaricare più file in contemporanea.
Caricare: Seleziona più file e trascinali in Microdoc
Oppure seleziona la voce "Nuovo". Il sistema chiederà la tipologia di allegato che verrà assegnata a tutti i file.
Scaricare o Eliminare: Seleziona i documenti desiderati (il titolo si evidenzia) ed esegui l'operazione.
