Le date di competenza
Il calcolo dei Ratei e Risconti viene tipicamente eseguito una volta all’anno e se i documenti che rientrano in questa classificazione non vengono registrati con le corrette informazioni, il lavoro per l’ufficio amministrazione può diventare complicato e lungo.
Per gestire i Ratei e Risconti con Notyo, si deve iniziare dalla prima operazione che viene eseguita quando si riceve una fattura fornitore e cioè la fase di registrazione in Notyo.
Durante questa fase per i documenti che hanno una competenza da distribuire su un determinato periodo, è possibile in questo caso indicare la Data di Inizio e la Data di Fine competenza.
Inserimento delle date di competenza nella Fattura di Acquisto
Durante l’inserimento della fattura di acquisto, se ci sono dei costi che hanno un periodo di competenza che supera l’anno oppure se un’azienda decide di calcolare i ratei e risconti mensilmente è anche possibile inserire le date di competenza per costi che hanno competenza su più mesi, il sistema funziona allo stesso modo.
Prima nota generata da una fattura di acquisto con il Rateo e le date di competenza inserite
La prima nota che viene generata è suddivisa in funzione del periodo di competenza inserito, righe che hanno la stessa contropartita di costo vengono suddivise in funzione del range di date inserito in modo da avere un valore suddiviso per periodo.
La riga 2 viene suddivisa dalla riga 4 anche se ha la stessa contropartita perché ha un periodo di competenza, mentre la riga 4 no.
E’ importante sapere che le date utilizzate dalla procedura di calcolo dei ratei e risconti leggerà SEMPRE le date presenti nella prima nota, quelle presenti sulla fattura di acquisto servono solo alla generazione della prima nota.
Le date sulla prima nota sono SEMPRE modificabili.
Procedura di generazione del prospetto dei Ratei e Risconti
La voce di menu si trova sotto il gruppo Contabilità
Il prospetto chiede una DATA DI CALCOLO che rappresenta il giorno a cui CALCOLARE i Ratei o Risconti, questa data è molto importante, solitamente corrisponde alla fine del mese, oppure alla fine dell’anno.
Data di Calcolo:
Data a cui eseguire il calcolo
Data (Registrazione o documento):
Range di date che devono avere le Prime Note per poter essere incluse nella selezione.
Da sapere che verranno sempre filtrati i documenti che hanno all’interno del range di date la data di calcolo.
Tipo rettifica:
Rateo o Risconto
Elaborati:
Permette di vedere o non vedere le prime note già elaborate
Il prospetto riporta i documenti con la suddivisione tra Giorni 1/Valore 1 e Giorni 2/Valore 2
È possibile decidere se lavorare per data di registrazione o data documento.
Oltre che da filtro, il campo evidenziato, influenza anche il criterio attraverso il quale Notyo determina se è un movimento è un rateo o un risconto:
Se Data competenza del prospetto >= Data (registrazione o documento) → Risconto
Se Data competenza del prospetto < Data (registrazione o documento) → Rateo
Questo parametro si rende utile, specialmente in seguito all’introduzione della fattura elettronica, per le fatture di acquisto in cui ad esempio la data documento è 31/01/2020 ma data registrazione è 03/02/2020 (in base alla data fornita dallo SDI).
In uno scenario simile, un’azienda potrebbe decidere di effettuare il bilancio per data documento.
In presenza di risconti, elaborando il prospetto al 31/01/2020 per data di registrazione, la fattura, in base al criterio sopra descritto, verrebbe identificata come rateo e quindi non sarebbe visualizzata nel prospetto.
Elaborando invece il prospetto per data documento, la fattura sarebbe correttamente visualizzata come risconto.
Generare le Prime note
E’ possibile generare delle prime note dall’elenco dei ratei e risconti che potranno essere poi mantenute o eliminate.
Selezionare i documenti da inserire per la generazione delle prime note
Il filtro Elaborati permette di escludere i documenti già elaborati.
I campi che vengono richiesti non hanno bisogno di spiegazioni, c’è una particolarità sul
campo diciture/osservazioni. L’opzione Applica anche se l’origine è una prima nota master consente di applicare sempre le osservazioni.
Se l’opzione non è spuntata, Notyo eredita le osservazioni dalla riga della prima nota ‘master’. Ovvero copia le eventuali osservazioni indicate dall’utente quando ha censito la prima nota.
Se si alza il Flag ‘Genera prime note apertura’, Notyo creerà sia la prima nota di chiusura che quella opposta di apertura.
La colonna tipo documento:
Fattura indica una fattura di vendita
FatturaAcquisto indica una fattura da fornitore
Gestione con Notyo delle fatture da ricevere / da emettere
Durante la preparazione del bilancio, si devono sempre generare delle prime note specifiche per le fatture da ricevere e da emettere.
Una situazione tipica è ricevere o emettere una fattura con data 2021 ma riferita a servizi erogati o ricevuti nel 2020.
Utilizzando il periodo di competenza dei ratei e risconti è possibile automatizzare anche questo tipo di operazioni:
Documenti con data 2021
Il loro periodo di competenza è tutto nell’anno 2020, quindi il valore di Giorni 2 è zero
Generando le prime note di chiusura al 31/21/2020 viene spostato il costo o il ricavo sul periodo corretto.
Definire su un articolo l’obbligo di inserimento del periodo di competenza durante la registrazione dei documenti.
Per evitare di dimenticarsi l’inserimento delle date di competenza, è stato aggiunto il flag sotto evidenziato sull’anagrafica degli articoli di magazzino.
In questo modo se non vengono inserite le date di competenza, la registrazione delle fatture di acquisto o di vendita verrà interrotta.
