Contabilità > Comunicazioni fiscali > Comunicazione dati fatture
Il modulo consente la generazione dei file XML per la comunicazione elettronica dei dati delle fatture conforme ai requisiti dalla Agenzia delle Entrate.
Si consiglia, prima di proseguire nella lettura, di consultare lo schema del file XML “XML dati fattura” in formato Excel disponibile al link indicato, per meglio comprendere la suddivisione dei blocchi del file citati in questa breve guida. 👉 Guida Agenzia delle Entrate.
Struttura del file della comunicazione
Il file della comunicazione può essere di tre tipologie:
Dati delle fatture emesse (contiene il blocco dei dati di testata “DatiFatturaHeader” e il blocco delle fatture emesse “DTE”)
Dati delle fatture ricevute (contiene il blocco dei dati di testata “DatiFatturaHeader” e il blocco delle fatture ricevute “DTR”)
Annullamento di dati inviati in precedenza (contiene il blocco dei dati di testata “DatiFatturaHeader” e il blocco di annullamento “ANN”)
Il blocco “DatiFatturaHeader” contiene i dati relativi al dichiarante che sono popolati a partire dai dati presenti nella “Anagrafica azienda” (scheda “Comunicazioni fiscali”) di Notyo (si rimanda alla sezione Scheda “Anagrafiche business partner” del presente documento per ulteriori dettagli). I campi evidenziati sono gli unici riportati nell’header (codice fiscale e carica dichiarante)
Tali dati sono gli unici non esposti nella funzionalità e che quindi non è possibile verificare se non a posteriori, dopo la generazione del file XML.
l blocco “DTE” (fatture emesse) contiene i dati di:
“CedentePrestatoreDTE” – il blocco viene popolato con i dati dell’azienda
“CessionarioCommittenteDTE” – i blocchi vengono popolati inserendo i dati dei clienti.
Il blocco “DTR” (fatture ricevute) contiene i dati di:
“CedentePrestatoreDTR” – i blocchi vengono popolati inserendo i dati dei fornitori
“CessionarioCommittenteDTR” – il blocco viene popolato con i dati dell’azienda.
Ogni comunicazione può contenere i dati di massimo 1000 business partner, ogni business partner può contenere un massimo di 1000 documenti ed ogni documento può avere 1000 elementi di dettaglio (che rappresentano un raggruppamento secondo codice IVA delle righe di documento). Questo vale per le comunicazioni di entrambe le tipologie (comunicazione delle fatture emesse/comunicazione delle fatture ricevute).
Il blocco “ANN” contiene, oltre ai dati dell’header, solamente l’ID specificato dall’utente in fase di
compilazione (si rimanda alla sezione specifica Generazione del file XML della comunicazione del presente documento per ulteriori dettagli). Attualmente non è gestito l’annullamento di una singola posizione di un precedente invio.
Funzionalità principali del modulo di generazione
Per ogni scheda è disponibile la gestione del layout personalizzato.
Utilizzare i pre-filtri per estrarre i dati delle prime note relative alle fatture emesse o alle fatture ricevute indicando il periodo utilizzando i campi “Data da” e “Data a”. A seconda della selezione effettuata come date di filtro saranno utilizzate rispettivamente le date di registrazione di prima nota per le fatture ricevute e le date di emissione del documento per le fatture emesse.
All’interno delle schede del modulo sono riportati fedelmente i dati che saranno inseriti nel file XML della comunicazione.
Nella scheda “Anagrafiche BP” sono riportati i dati di “Cedenti/prestatori” e di “Cessionari/committenti”. Per il raggruppamento dei documenti all’interno dei business partner in fase di generazione del file viene utilizzato come campo chiave il codice Notyo del cliente/fornitore.Nella scheda “Dati fatture - Griglia” sono riportati tutti gli elementi di dettaglio dei documenti. In fase di generazione del file vengono utilizzate come chiavi di raggruppamento, per identificare i dati generali delle fatture tra tutti i dettagli mostrati, il tipo di documento, la data del documento, il numero del documento e la sua data di registrazione.
Scheda “Anagrafiche business partner”
La prima scheda (“Anagrafiche BP”) riporta i dati di tutti i business partner associati ad almeno una fattura presente nella scheda “Dati fatture”. La struttura presenta tutti i campi identificativi che andranno inseriti nei blocchi “CedentePrestatore” e “CessionarioCommittente”.
I dati relativi ai Cessionari/committenti per le fatture emesse ed ai Cedenti/prestatori per le fatture ricevute vengono popolati a partire dai dati presenti nelle anagrafiche di Notyo; i dati relativi al rappresentante fiscale vengono popolati solo se presente negli indirizzi supplementari del business partner un indirizzo di tipo “Rappresentante fiscale”. Lo stesso principio vale anche per i dati relativi al blocco “StabileOrganizzazione”.
I dati del Cedente/Prestatore per le fatture emesse e del Cessionario/Committente per le fatture ricevute sono i dati di chi effettua la comunicazione e vengono popolati a partire da quanto presente in anagrafica azienda. I dati del dichiarante, del rappresentante fiscale e dello stabile organizzazione sono da inserire nelle rispettive sezioni della scheda “Comunicazioni fiscali” in “Anagrafica azienda” prima di aver caricato i dati nel modulo. Per ricaricare i dati è sufficiente riapplicare i filtri.
Chiarimenti riguardo alla compilazione di alcuni campi specifici
Il campo “Flag spesometro” viene popolato a partire dal campo “Flag spesometro” nelle anagrafiche dei business partner. Tale campo ha il solo scopo di filtro per l’utente che desidera includere/escludere rapidamente i dati delle fatture di una serie di documenti (si rimanda alla sezione successiva per ulteriori chiarimenti).
Il codice BP (che rappresenta il codice del business partner) viene utilizzato solamente per i
raggruppamenti e viene utilizzato da Notyo come chiave (non viene riportato nello spesometro).
Il campo “Provincia” non deve essere popolato se la nazione è diversa dall’Italia.
La sigla della nazione viene ricavata dal campo “Sigla” della nazione inserita nel business partner (o nella nazione della sede legale per l’azienda). La stessa sigla viene utilizzata per popolare l’ID paese nel blocco “IdentificativiFiscali” di Cedenti/Prestatori e Cessionari/Committenti. Pertanto non è necessario esplicitare nel campo della partita IVA l’identificativo fiscale della nazione (“IT” nel caso di partita IVA italiana).
Le sigle delle nazioni devono essere inserite nella tabella “Nazioni” solo ed esclusivamente secondo la codifica ISO 3166-1 alpha-2 code (https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2). Altre codifiche non sono ammesse.
Schede “Dati fatture”
Dalla schermata “griglia” è possibile scegliere quali dettagli di fatture saranno incluse nella comunicazione e quali escluse. Notyo persiste la selezione “Includi/Escludi” effettuata dall’utente sul database. Pertanto è possibile interrompere la generazione della comunicazione e riprenderla in un momento successivo senza perdere il lavoro svolto.
E’ possibile utilizzare i filtri in griglia per effettuare inclusioni ed esclusioni massive sui dettagli. Se si vogliono, ad esempio, escludere i dettagli di un business partner che ha il “flag spesometro” impostato ad “escluso” in una sola volta basta applicare un filtro, selezionare le righe desiderate (selezione continua con tasto Maiuscolo, discontinua con Control) ed utilizzare l’apposito comando del menu contestuale (tasto destro in griglia una volta effettuata la selezione) per escludere i dettagli dalla comunicazione.
Dopo aver utilizzato il comando il flag “Includi”, che identifica i dettagli che saranno inclusi nella
comunicazione, viene disabilitato. Notyo persiste tale dato sulle righe di prima nota associate ad ogni riga dei dati fattura presente nel modulo (che raggruppa le righe di prima nota per codice IVA).
Può essere utile, per effettuare esclusioni/inclusioni mirate, raggruppare/filtrare i dati per codice IVA e/o per causale CoGe.
Per includere/escludere automaticamente i dettagli dei dati delle fatture è possibile utilizzare la funzionalità “Includi/escludi automaticamente” presente nel pannello filtri e funzioni.
La funzionalità imposta automaticamente il flag “Includi” e persiste il dato sul database. La conseguenza è la perdita della selezione di inclusione/esclusione effettuata manualmente dall’utente per tutti i dati fattura estratti con la selezione nei pre-filtri. Un messaggio informa l’utente prima di procedere.
Suggeriamo di effettuare questa operazione prima di effettuare qualsiasi modifica manuale. La funzionalitàesclude/include massivamente i dati delle fatture secondo il seguente criterio: per ogni dettaglio di fattura se il flag spesometro sul business partner è impostato su “Escluso” il dettaglio viene escluso dalla comunicazione. In caso contrario avviene una verifica sulla causale CoGe associata al documento. Se sulla causale è impostato il flag “Esclude fatturato” il dettaglio di fattura viene escluso dalla comunicazione, se il flag non è impostato il dettaglio di fattura viene incluso nella comunicazione.
La scheda “Dati fatture – Pivot” contiene gli stessi dati presenti in griglia e può essere utilizzata dall’utente per effettuare ulteriori verifiche.
Chiarimenti riguardo alla compilazione degli specifici campi per la comunicazione
Il campo “Natura” viene compilato utilizzando la natura inserita in tabella IVA nello specifico codice associato alla riga di dettaglio.
Il “Tipo documento” viene assegnato utilizzando la Causale CoGe della prima nota associata secondo il criterio seguente:
Se la causale è di tipo CEE, il tipo di causale IVA è “Fattura” e si sta generando la comunicazione per le fatture ricevute il tipo documento sarà “TD10_Fattura_di_acquisto_intracomunitario_beni” oppure “TD11_Fattura_di_acquisto_intracomunitario_servizi” secondo quanto impostato nel campo “Natura oggetto della compravendita” nella scheda “Causali CEE” della relativa causale.
Per i restanti casi in cui il tipo di causale IVA è “Fattura” il tipo di documento sarà “TD01_Fattura”
Se il tipo di causale IVA è “Nota di accredito” il tipo documento sarà “TD04_Nota_di_credito”
Le fatture e le note di credito semplificate non sono gestite
I campi “Detraibile” e “Deducibile” non vengono compilati.
Il campo “Esigibilità IVA” viene impostato esclusivamente se il codice IVA è di tipo Split payment a “Scissione_dei_pagamenti”.
Generazione del file XML della comunicazione
Dopo aver impostato correttamente i dettagli inclusi ed esclusi e compilato correttamente i dati della comunicazione nell’apposito pannello è possibile procedere alla generazione del file XML utilizzando il comando “Genera XML comunicazione AdE”
Selezionare un percorso di destinazione.
Confermare con OK. Il file sarà generato nella cartella selezionata.
Per generare un annullamento è sufficiente compilare il campo utilizzare il flag apposito nella sezione “Dati comunicazione” e inserire l’ID ricevuto dalla Agenzia delle Entrate per la comunicazione precedentemente inviata che sarà annullata. Attualmente non è gestito l’annullamento delle singole posizioni della comunicazione. Anche l’invio dei file di rettifica non è attualmente gestito. Tutti i dati inviati con il file indicato saranno eliminati. Per generare il file utilizzare la procedura “Genera XML comunicazione AdE”, selezionare il percorso di destinazione del file e confermare con OK dopo aver selezionato un percorso valido.
Denominazione del file XML
Il nome del file viene generato secondo il criterio seguente:
I primi due caratteri corrispondono alla sigla della nazione dell’azienda (nel nostro caso Italia - IT)
I successivi 11 caratteri rappresentano la partita IVA dell’azienda
La dicitura “_DF_” identifica il tipo di comunicazione
“17” rappresenta le ultime due cifre dell’anno selezionato nei pre-filtri o le ultime due cifre dell’anno in corso se viene generato un file di annullamento
Il carattere successivo indica la natura della comunicazione (“E” = dati fatture emesse, “R” = dati fatture ricevute, “A” = file di annullamento)
Il successivo carattere rappresenta il numero del trimestre di invio se i dati fatture inclusi rientrano in uno specifico trimestre (1 = primo trimestre, 2 = secondo trimestre, 3 = terzo trimestre, 4 = quarto trimestre). In caso contrario o nel caso in cui sia stata generata una comunicazione di annullamento viene inserito il carattere “x”. Nel nostro caso, poiché i dati fatture selezionati corrispondono al primo semestre, è stato infatti inserito il carattere x
In ultima posizione viene sempre inserito il carattere “x”. È necessario rinominare il file sostituendo al posto dei caratteri “x” un carattere alfanumerico assegnato arbitrariamente (caratteri ammessi: lettere dalla “A” alla “Z” e dalla “a” alla “z” o cifre dalla 0 alla 9). I file inviati alla Agenzia delle Entrate devono avere nomi diversi. Suggeriamo pertanto di adottare un criterio di progressività per l’assegnazione del nome.
Controllo ed invio del file XML
Considerata la mancata fornitura da parte della Agenzia delle Entrate di uno strumento integrabile all’interno del gestionale per il controllo della comunicazione generata suggeriamo di utilizzare per il controllo la funzionalità presente nel portale “Fatture e corrispettivi” messo a disposizione dalla Agenzia. Lo stesso portale potrà essere utilizzato anche per l’invio della comunicazione. Fatture e Corrispettivi - Home
Una volta ottenute le credenziali per l’accesso (per cui è necessaria la registrazione al servizio) si accede alla pagina dei servizi. Le stesse credenziali possono essere utilizzate anche per l’invio telematico delle comunicazioni relative alle liquidazioni IVA trimestrali.
Selezionare “Dati delle fatture” è possibile accedere alle funzionalità relative alla comunicazione.
Utilizzando le “Funzioni di supporto” è possibile accedere al controllo del file generato e stampare un report in PDF che mostra il contenuto del file.
Per inviare il file utilizzare l’apposita funzione nella sezione “Trasmissione”
Chiarimenti generali della Agenzia delle entrate ed indicazioni specifiche per il periodo di imposta 2017
L’invio telematico dei dati delle fatture alla Agenzia riguarda i soggetti IVA e comprende l’invio di fatture emesse e relative note di variazione, fatture ricevute e bollette doganali annotate nel registro IVA e relative note di variazione.
Altri tipi di documenti non vanno inclusi (dati delle schede carburante, operazioni certificate con scontrino o ricevuta fiscale ecc.)
La comunicazione, come già riportato precedentemente, deve essere predisposta per competenza rispetto al periodo di riferimento. Per le fatture emesse si considera quindi la data di emissione (data del documento) mentre per le ricevute si considera la data di registrazione.
Le fatture elettroniche passate per il Sistema di Interscambio possono essere incluse o meno a discrezione dell’utente
I campi “Stabile organizzazione” e “Rappresentante fiscale” devono essere compilati solo se riportati in fattura
L’agenzia consente l’inserimento dei dati identificativi a disposizione più aggiornati per i business partner indipendentemente dalle eventuali modifiche intervenute durante il periodo di competenza.
L’assegnazione del tipo documento per gli acquisti intracomunitari è strettamente legato alla natura dell’oggetto di compravendita. Nei casi in cui in un documento coesistano dettagli corrispondenti all’acquisto di beni e di servizi la causale del documento andrà assegnata utilizzando un criterio di prevalenza legato all’importo delle cessioni. Se il valore delle cessioni di beni è maggiore di quello delle prestazioni di servizi, si valorizzerà l’elemento informativo con il valore “TD10_Fattura_di_acquisto_intracomunitario_beni”. In caso contrario il valore da assegnare al tipo documento è “TD11_Fattura_di_acquisto_intracomunitario_servizi”.
Più in generale se in una transazione economica prevale la componente della prestazione piuttosto che della semplice fornitura allora siamo nella casistica del servizio; diversamente siamo in presenza di una semplice cessione di beni. Questa distinzione vale sia per gli acquisti intracomunitari che non.
Per le bollette doganali, considerata la prassi nella registrazione da parte degli utenti in un unico fornitore specifico, per il solo periodo di imposta 2017 è consentita la compilazione del campo “IdPaese” e “IdCodice” rispettivamente con “OO” e “99999999999” (sequenza di undici “9”). Per i prossimi periodi di imposta andranno rilevati gli specifici dati del cedente/prestatore extra UE, compreso lo stato.Se le bollette doganali sono associate ad un unico fornitore in Notyo è necessario inserire nella anagrafica fornitore relativa all’ufficio doganale la partita IVA “99999999999” e creare nella tabella Nazioni uno specifico paese denominato “ALTRI PAESI” con la sigla “OO”. Tale paese andrà inserito nella “Zona/nazione” dell’ufficio doganale.
Per quanto riguarda le Autofatture l’Agenzia specifica che:
le autofatture per regolarizzare l’omessa o l’errata emissione della fattura da parte del cedente/prestatore vanno inserite nella sezione fatture ricevute, la natura non deve essere indicata ma deve essere riportata l’imposta
le autofatture per acquisto di beni o servizi da un soggetto extra CEE vanno inserite nella sezione fatture ricevute indicando sia l’imposta che la natura (N6_Inversione_contabile)