Archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche
I metodi e le procedure descritte in questo documento si ritengono valide per la versione rilasciata alla data di invio della presente comunicazione. Eventuali integrazioni e/o modifiche dei moduli saranno comunicate con specifiche informative in occasione del rilascio delle stesse.
Premessa
Attualmente tutte le fatture elettroniche (sia di vendita che di acquisto) si trovano in uno stato temporaneo di attesa di archiviazione. Per l’archiviazione sostitutiva a norma di legge per dieci anni è necessario effettuare le operazioni descritte di seguito.
Il seguente documento riporta le casistiche tipiche degli utilizzatori di Notyo e Gescoop. Tramite le indicazioni qui presenti sarà possibile identificare la propria situazione al fine di comunicarci le modalità con cui effettuare l’archiviazione sostitutiva delle fatture elettroniche.
Glossario
Archiviazione/conservazione sostitutiva: identifica il processo mediante cui i documenti
vengono conservati in forma elettronica a norma di legge da un intermediario accreditato (nel nostro caso DDocuments).
Registro Iva: identifica il registro sul quale devono essere annotate le operazioni di vendita ed acquisto propedeutico alla determinazione della posizione del contribuente (credito o debito) nei confronti dell’erario. I documenti contenuti nei registri possono essere archiviati in modalità cartacea o elettronica. Un registro archiviato in forma elettronica è denominato anche sezionale
Sezionale: termine con il quale si identifica in archiviazione sostitutiva (elettronica) un registro Iva. Un utente può disporre di più registri Iva ma decidere di archiviarne solo alcuni in modalità elettronica. I registri Iva contenenti documenti elettronici (es. fatture elettroniche transitate dallo SDI) devono essere archiviati nella loro interezza e non possono essere presenti buchi nella numerazione. Tale obbligo è cessato con l’introduzione di una semplificazione normativa. Sconsigliamo tuttavia di adottare tale approccio.
Documento elettronico: una fattura elettronica conforme al formato FatturaPA transitata dalla Agenzia delle Entrate tramite l’apposito canale (SDI – Sistema di Interscambio).
Documento cartaceo: qualsiasi fattura non conforme al formato FatturaPA (es. fatture cartacee ricevute a mezzo posta, fatture estere, fatture ricevute via mail in formato PDF etc.).
Identificativo SDI: numero univoco con cui è identificata una fattura elettronica presso l’Agenzia delle Entrate
Ciclo attivo – fatture di vendita
L’utente deve identificare quali registri dispone per le fatture elettroniche (Italia ed estero). Tra parentesi quadre, nel paragrafo successivo, sono riportate delle possibili denominazioni per i sezionali da creare.
Qualora siano presenti più registri Iva per le vendite in cui confluiscono le fatture di vendita l’utente dovrà identificare quali codici configurazione tipo documento devono essere inviati ad ogni sezionale. In caso contrario sarà sufficiente indicare che per i documenti di vendita si dispone di un unico registro Iva.
Esempio di identificazione codice tipo documento e determinazione registro Iva di destino:
Scenari tipici previsti (in ordine crescente di complessità)
Stessa numerazione per fatture e note di credito senza distinzione tra Italia ed estero (tutte le fatture transitano dal SDI): l’utente disporrà di un unico registro che corrisponderà ad un unico sezionale di archiviazione [VEN].
Numerazione distinta tra fatture e note di credito senza distinzione tra Italia ed estero (tutte le fatture transitano dallo SDI): l’utente disporrà di due registri che corrisponderanno a due sezionali di archiviazione [VEN_FT, VEN_NC].
Stessa numerazione per fatture e note di credito con distinzione tra Italia ed estero: l’utente disporrà di uno o due sezionali (a seconda se trasmette le estere allo SDI o meno) [VEN_IT, VEN_EST] e di due registri.
Numerazione distinta tra fatture e note di credito con distinzione tra Italia ed estero: l’utentedisporrà di quattro o due sezionali (a seconda se tramette le estere allo SDI o meno) [VEN_IT_FT, VEN_IT_NC, VEN_EST_FT, VEN_EST_NC].
Qualora nel registro siano confluite fatture non transitate tramite DDocuments (es. fatture vendita energia elettrica prodotta con pannelli fotovoltaici il cui invio è previsto tramite un canale apposito) l’utente avrà l’onere di inviare in archiviazione tramite il portale web di DDocuments un pacchetto zip contenente la ricevuta dello SDI e la fattura elettronica per coprire il “buco” creato. Nei restanti casi (cioè nel caso in cui tali fatture siano destinate ad un apposito registro e pertanto distinte da uno specifico codice configurazione tipo documento) l’utente non dovrà fare nulla. Tutto il processo avviene in modo trasparente. Sarà possibile conoscere se la archiviazione è andata a buon fine direttamente dalla funzionalità delle Fatture elettroniche di vendita (tramite la colonna Archiviata) che verrà messa a disposizione con un aggiornamento del gestionale.
Qualora l’utente si avvalesse di un soggetto esterno per la tenuta della contabilità (es. studio di commercialisti) dovrà essere tale soggetto a comunicare la modalità di tenuta dei registri ai fini della conservazione. La modalità di determinazione del sezionale di destino sulla base dei codici configurazione tipo documento dovrà essere comunicata ad Info-Bit tramite un apposito modello che sarà da noi messo a breve a disposizione.
Ciclo passivo – fatture di acquisto
Soluzione consigliata per utenti Notyo con contabilità non affidata ad un soggetto esterno
L’utente deve abbinare alle registrazioni di prima nota l’identificativo SDI della relativa fattura elettronica tramite l’apposita funzionalità. Deve inoltre identificare quali registri dispone per le fatture elettroniche. Tra parentesi quadre sono riportati delle possibili denominazioni per i sezionali da creare.
Lo scenario ideale contempla un registro per ogni categoria di fatture di seguito elencata:
fatture elettroniche Italia;
fatture elettroniche reverse charge Italia;
fatture cartacee Italia (minimi/forfettari/dogane etc.);
fatture cartacee reverse charge Italia.
Ai fini della archiviazione sostitutiva considereremo solamente i registri contenenti documenti transitati dal canale elettronico. Saranno quindi creati solo i sezionali relativi a questi registri. Pertanto, per lo scenario appena descritto, saranno creati due sezionali [ACQ_STD, ACQ_REV] corrispondenti ai registri al punto 1 e 2. Nello scenario in cui le categorie di fatture 1 e 2 confluiscano nello stesso registro sarà creato un unico sezionale [ACQ]. In generale sono ammesse anche ulteriori distinzioni rispetto allo scenario ideale illustrato (per cui sarà creato un sezionale per ogni registro contenente documenti elettronici) mentre non sono ammessi registri contenenti un mix di fatture elettroniche e di documenti cartacei. Qualora si presenti questo caso l’utente avrà l’onere di caricare manualmente sul portale dell’intermediario i documenti cartacei in un formato idoneo (es. PDF) al fine di coprire i buchi nel sezionale.
Una volta effettuate tutte le registrazioni e gli abbinamenti tramite identificativo SDI e comunicate ad Info-Bit le informazioni richieste (sezionali da creare) l’utente predisporrà per l’archiviazione le fatture elettroniche di acquisto tramite un’apposita funzionalità (che sarà resa disponibile nel relativo modulo) e DDocuments provvederà all’archiviazione a norma di legge. Sarà possibile conoscere lo stato di archiviazione delle fatture mediante la colonna Stato conservazione all’interno dello stesso modulo.
Differenze di applicazione tra i prodotti Info-Bit
Non applicabile agli utenti senza la contabilità di Info-Bit (gestionale Notyo).
Per gli utenti Gescoop è possibile effettuare l’archiviazione in questo modo; tuttavia è necessario indicare, per ogni fattura di acquisto, il sezionale corrispondente, il numero di protocollo e la data di registrazione.
Qualora l’utente si avvalesse di un soggetto esterno per la tenuta della contabilità (es. studio di commercialisti) dovrà essere tale soggetto a comunicare la modalità di tenuta dei registri ai fini della conservazione. A tale soggetto potrà anche essere demandato l’onere di inserimento delle informazioni manuali per ogni singola fattura di acquisto tramite una apposita funzionalità già a disposizione sul portale dell’intermediario.
Soluzione consigliata per utenti Notyo con contabilità affidata ad un soggetto esterno e per utenti Gescoop L’utente dovrà comunicare ad Info-Bit l’intenzione di effettuare l’archiviazione utilizzando un unico sezionale.
DDocuments provvederà all’archiviazione a norma di legge. Sarà possibile conoscere lo stato di archiviazione delle fatture mediante una apposita colonna Stato conservazione all’interno dello stesso modulo. Non saranno tuttavia possibili controlli di sequenzialità per verificare che un sezionale sia archiviato senza buchi.