Materiale dual use e licenza di esportazione

A cosa serve

La gestione dual use permette di identificare in anagrafica i materiali soggetti alla normativa sui beni a duplice uso e di far riconoscere automaticamente a Notyo quali articoli li contengono. L'informazione viene poi incrociata con lo stato della licenza di esportazione dichiarato sulla commessa, per presidiare le spedizioni verso l'estero.

• si dichiara il dual use una volta sola, sulle anagrafiche di base;

• Notyo propaga l'informazione sugli articoli, senza doverla ripetere su ognuno;

• i controlli sui documenti di vendita e sui piani di spedizione impediscono di procedere quando la pratica di esportazione è ancora aperta.

Dove si dichiara il dual use

Il dual use si dichiara su tre anagrafiche di base. Sono tre punti indipendenti: si compilano quelli pertinenti alla propria realtà, non necessariamente tutti e tre.

Il campo dual use sull'articolo

Sull'anagrafica articolo esiste il campo Dual use, che riassume la situazione dell'articolo. Può assumere tre valori.

⚠️ Attenzione

Non definito non equivale a «non è dual use»: significa che la valutazione non è stata fatta. Gli articoli in questo stato vanno considerati da verificare, non da escludere.

Come Notyo compila il campo in automatico

Se la compilazione automatica è attiva, Notyo classifica l'articolo come contenente materiali dual use quando si verifica almeno una di queste tre condizioni:

1. il Materiale 1 dell'articolo è dichiarato dual use;

2. la variante costruzione è dichiarata dual use e il Materiale 1 appartiene a una di queste tre classificazioni: Martensitic stainless steel, Austenitic stainless steel, Ferritic-austenitic stainless steel;

3. l'Attributo materiale 1 è dichiarato dual use.

Se sull'articolo non sono compilati né il Materiale 1 né la variante costruzione, Notyo non dispone degli elementi per decidere e lascia il campo su Non definito.

Suggerimento

La seconda condizione richiede entrambi gli elementi: la sola variante costruzione dual use, su un materiale di classificazione diversa da quelle tre, non basta a far scattare la classificazione.

Le due impostazioni disponibili

La compilazione automatica si governa da Anagrafica azienda, scheda Magazzino, riquadro Anagrafica articoli: sono le ultime due caselle del riquadro. Le impostazioni sono indipendenti e cambiano il modo di lavorare dell'operatore.

💡Suggerimento

Le regole si applicano al salvataggio dell'articolo, non del materiale. Se aggiungi il flag dual use su un materiale già in uso, gli articoli esistenti non si aggiornano da soli: chiedi all'assistenza il ricalcolo massivo dell'anagrafica articoli.

Attenzione

La casella Compila il campo 'dual use' sui nuovi articoli è un'impostazione riservata: in gran parte delle installazioni è visibile ma non modificabile, e mostra semplicemente la configurazione attiva. Se ti serve attivarla, aprine richiesta all'assistenza. Restano sempre disponibili il ricalcolo massivo dell'anagrafica articoli e la seconda impostazione, quella del ricalcolo a ogni aggiornamento.

La licenza di esportazione sulla commessa

Sulla testata della commessa cliente si dichiara lo stato della pratica di esportazione, con il campo Licenza esportazione. Gli stati disponibili sono quattro.

I controlli che scattano

Notyo interviene in tre momenti.

1. Creazione della consegna

Se la commessa ha la licenza in stato Richiesta in corso, la consegna non viene creata e compare il messaggio: «La commessa ha la licenza di esportazione in stato richiesto». Occorre attendere l'esito della pratica e aggiornare lo stato sulla testata commessa.

2. Creazione della fattura

Stesso controllo, applicato sia quando la fattura si genera direttamente dalla commessa sia quando si genera da una consegna.

3. Salvataggio del piano di spedizione

Se la commessa ha la licenza Presente oppure Richiesta in corso, un singolo piano di spedizione non può contenere insieme merce dual use e merce non dual use. Al salvataggio compare il messaggio: «la commessa richiede licenza esportazione: in questo caso i piani spedizioni non possono contenere un mix di merce dual use / non dual use».

Per procedere occorre separare le righe in due piani distinti: uno con la merce dual use, uno con il resto.

Dove vedere la merce dual use

L'informazione è consultabile in due elenchi, dove la colonna può essere aggiunta, filtrata e raggruppata come le altre:

• Elenco articoli — colonna Dual use, per verificare l'anagrafica;

• Elenco righe commesse clienti — colonna Articolo - dual use, per vedere cosa c'è nel portafoglio ordini.

💡Suggerimento

Per il monitoraggio periodico del portafoglio, l'elenco righe commesse clienti è la vista di riferimento: affiancando la colonna dual use a quella del cliente e della nazione si ottiene il quadro delle spedizioni da presidiare.

L'alert di controllo periodico

I controlli descritti sopra intervengono solo quando la licenza è già stata dichiarata Richiesta in corso. Restano quindi fuori le commesse con merce dual use su cui la pratica non è ancora stata valutata: è la situazione che va presidiata con una verifica periodica.

A questo scopo è possibile predisporre un alert di controllo, cioè un'estrazione da lanciare a cadenza concordata che elenca la merce dual use presente nel portafoglio ordini. L'alert non fa parte delle funzioni standard: viene configurato sulla singola installazione, perché dipende dalle anagrafiche e dalle esigenze di ciascuna azienda.

Un alert impostato correttamente restituisce, per ogni riga di commessa ancora da evadere:

• cliente, nazione di destinazione e responsabile della commessa;

• lo stato della licenza di esportazione, per isolare subito le commesse ancora da valutare;

• il motivo per cui la riga è considerata dual use, cioè quale delle tre condizioni si è verificata;

• il confronto con il valore presente in anagrafica articolo, che segnala gli articoli da riallineare;

• le righe non codificate, prive di articolo, che nessun automatismo può classificare e che vanno riviste manualmente.

💡Suggerimento

Se nella tua installazione l'alert non è ancora previsto, o se è stato scritto prima dell'introduzione del riconoscimento automatico sugli articoli, richiedine la predisposizione o la revisione all'assistenza: un'estrazione non allineata alle regole di sistema produce conteggi diversi da quelli visibili negli elenchi.

Avvertenze

⚠️ Attenzione

Il blocco sui documenti scatta solo quando la licenza è in stato Richiesta in corso. Una commessa con merce dual use e licenza Non definito non viene bloccata: la valutazione della pratica resta una responsabilità organizzativa, supportata dall'alert di controllo, non un automatismo del gestionale.

⚠️ Attenzione

Il controllo avviene alla creazione del documento. Un documento già creato non viene rivalutato se in seguito la licenza passa allo stato «Richiesta in corso»: resta valido e stampabile.

Altri limiti da conoscere:

• la condizione dual use e lo stato della licenza non modificano i documenti stampati: non compare alcuna dicitura e le descrizioni di riga non cambiano;

• Notyo non valuta il paese di destinazione: la verifica di quali destinazioni richiedano una licenza resta esterna al gestionale;

• la classificazione automatica considera i tre acciai inox indicati sopra; altre famiglie di leghe, se rilevanti per la propria produzione, vanno gestite dichiarando il flag direttamente sui materiali o sugli attributi.

In sintesi