Invio comunicazioni

A cosa serve

Il modulo crea documenti personalizzati da inviare a clienti e fornitori, partendo da modelli con revisioni. Per ogni business partner genera un PDF con i dati presi dalla sua anagrafica, come una stampa unione. Se il destinatario deve firmare, la copia sottoscritta si archivia nel sistema.

È utile per conservare la documentazione richiesta dalla normativa GDPR nei rapporti con clienti e fornitori, ma anche per tenere sotto controllo contratti di manutenzione, garanzia o fornitura di servizi.

Prima di iniziare

• MicroDoc (archiviazione documentale) deve essere attivo.

• Tutte le funzioni si trovano in Anagrafiche › Invii comunicazioni.

Il processo in breve

1. Crea i modelli in Modelli comunicazioni.

2. Prepara il report di ogni modello in Revisioni modelli comunicazioni.

3. Raggruppa i modelli in Gruppi comunicazioni e assegna il gruppo a clienti e fornitori.

4. Genera i PDF in Genera invii comunicazioni.

5. Invia, consulta e archivia le copie firmate in Invii comunicazioni.

1. Modelli comunicazioni

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Modelli comunicazioni

È l'elenco dei modelli di documento da gestire (es. informativa privacy, contratto di manutenzione). Aggiungi, rinomina o elimina i modelli con le funzioni di editing della griglia.

2. Revisioni modelli comunicazioni

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Revisioni modelli comunicazioni

Qui gestisci le revisioni di ogni modello e il relativo report.

1. Premi + nella griglia per aggiungere una riga.

2. Assegna il modello (obbligatorio) e, se vuoi, una nota in Motivo revisione e setup report.

3. Salva: la numerazione delle revisioni è automatica.

Dopo il salvataggio, i pulsanti della maschera permettono di modificare il report, vederne l'anteprima, creare una nuova revisione o una revisione interna, copiare e incollare i report.

Modificare il report

Alla creazione della revisione viene preparato un report vuoto, da adattare con il designer di report integrato.

Nel report puoi usare i campi evidenziati in verde nell'immagine seguente: vengono riempiti con i dati del business partner e della revisione del modello.

Salva le modifiche con il comando Salva del designer.

⚠️ Attenzione
La creazione e la modifica dei report sono a carico del cliente. Gli interventi di Info-Bit per creare, modificare o controllare un report sono addebitati a consuntivo alla tariffa concordata, oppure secondo un'offerta commerciale sottoscritta.

Vedere l'anteprima

Usa il pulsante di anteprima per vedere il risultato del report.

Revisione major o revisione interna

Seleziona in griglia il modello e usa il comando corrispondente. La nuova revisione eredita il report della precedente, che resta disponibile in sola lettura.

Le nuove revisioni si creano solo dall'ultima revisione disponibile (major + interna) del modello.

Copiare un report su un altro modello

1. Seleziona la riga di modello e revisione da copiare e usa Copia modello.

   

2. Seleziona la riga di destinazione (anche di un altro modello) e usa Incolla modello.

   

⚠️ Attenzione
Puoi modificare o incollare un report solo sull'ultima revisione di un modello, e solo se quella revisione non è ancora stata inviata ad alcun business partner.

3. Gruppi comunicazioni

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Gruppi comunicazioni

Un gruppo è l'elenco dei modelli che un business partner deve ricevere o sottoscrivere (ad esempio i contratti e le informative necessari per erogargli un servizio).

1. Con i pulsanti della barra strumenti cerca, crea, modifica, elimina o duplica un gruppo.

   

2. Nella griglia Comunicazioni aggiungi, modifica o togli i modelli del gruppo.

3. Salva con Salva o con F10.

   

Assegnare il gruppo a clienti e fornitori

In Anagrafica clienti e Anagrafica fornitori, scheda Varie, gruppo Gruppi comunicazioni, scegli il gruppo del business partner. Per toglierlo usa Pulisci nel menu a tendina oppure Ctrl+Canc con il cursore sul campo.

4. Genera invii comunicazioni

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Genera invii comunicazioni

Notyo elenca i clienti e i fornitori che hanno un gruppo assegnato, con i modelli da inviare. Viene proposta solo l'ultima revisione major di ogni modello; se il business partner ha già ricevuto quella revisione, la riga non compare.

1. Restringi l'elenco con i pre-filtri e i filtri della griglia.

2. Spunta i modelli da generare nella colonna di selezione (evidenziata in verde).

3. Premi Genera comunicazioni nel pannello laterale: vengono creati i PDF da inviare.

5. Invii comunicazioni

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Invii comunicazioni

Qui gestisci le comunicazioni generate. I comandi sono nella sezione Funzioni del pannello laterale.

L'oggetto della mail non è personalizzabile ed è composto così: [RagioneSocialeBp] - [NomeModello1] (rev. X), [NomeModello2] (rev. Y), …. Il corpo invece si personalizza con i Modelli mail (sezione successiva).

Destinatario della mail

In griglia puoi modificare le colonne evidenziate, tra cui E-mail destinatario, usata da Predisponi mail. Il campo accetta un solo indirizzo.

⚠️ Attenzione
Dopo aver modificato una riga in griglia conferma sempre con il pulsante di spunta (indicato dalla freccia): senza conferma la modifica non viene salvata. Vale per tutte le griglie modificabili di Notyo.

💡 Suggerimento
Per precompilare E-mail destinatario, inserisci in anagrafica azienda un tag personalizzato prima di generare le comunicazioni: Notyo userà l'indirizzo del contatto del business partner che ha quel tag.

6. Modelli mail

Percorso: Anagrafiche › Invii comunicazioni › Modelli mail

Qui crei i testi delle mail usati da Predisponi mail.

• Scrivi il testo in formato HTML nel campo Corpo HTML: l'anteprima a destra mostra il risultato.

• Con Usa firma client di posta scegli se aggiungere la firma predefinita del programma di posta.

• Con i pulsanti della barra strumenti cerca, crea, modifica, elimina o duplica un modello mail; salva con Salva o F10.

In sintesi