La procedura di approvazione in Notyo permette di gestire i flussi autorizzativi per Ordini fornitore, Richieste ordine cliente e Cicli di lavoro.
Come funziona
Accedendo al modulo Anagrafica modelli, è possibile selezionare il tipo di documento da sottoporre ad approvazione e definire le condizioni di attivazione del modello.
Scelta del documento: Come mostrato nell'esempio, sono disponibili 3 tipologie: Ordine fornitore, Richiesta ordine cliente e Ciclo di lavoro.
Impostazione delle condizioni: Subito sotto è possibile inserire regole personalizzate. Nell'esempio sono stati creati due modelli distinti basati sull'ImponibileVI (l'imponibile trasformato dell'ordine fornitore: se l'importo è inferiore a 10.000, l'approvazione è richiesta ai responsabili acquisti; se invece è pari o superiore a 10.000, è necessaria l'approvazione del CEO.
⚠️ Attenzione alle sovrapposizioni: Assicurarsi che le condizioni siano distinte e non vadano in contrasto. Impostare regole che includono lo stesso valore in due modelli diversi (es. minore o uguale vs maggiore o uguale sulla stessa cifra) causa l'attivazione simultanea di entrambi e il conseguente errore del sistema.
Creazione livelli e gruppi
Dopo aver impostato la condizione, si procede alla struttura dell'approvazione:
Aggiungere un livello premendo il bottone
+.
Nominare il livello (Es: Livello1).
Definire il numero di approvazioni necessarie per accettare o rifiutare l'ordine o il ciclo.
Tramite il tasto di dettaglio, si possono inserire i gruppi all'interno del livello appena creato. È possibile aggiungere un numero illimitato di gruppi; in questo esempio ne useremo due: "Ufficio acquisti" e "Ufficio dirigenti".
Facendo riferimento allo schema a colori dell'interfaccia:
🔴 Rosso: Indica il Livello (lo step macro di approvazione).
🟢 Verde: Indica i Gruppi incaricati dell'approvazione.
🟣 Viola: Indica le singole Persone all'interno dei gruppi.
⚠️ Attenzione: In questo esempio, il Livello 1 richiede l'approvazione da parte di un solo gruppo. Poiché i gruppi lavorano in parallelo, il sistema si comporta così:
Se l'utente dell'"Ufficio dirigenti" approva, il livello viene superato automaticamente (tutto approvato), anche se l'"Ufficio acquisti" non ha ancora controllato.
Vale anche il contrario, ma si noti che per l'"Ufficio acquisti" sono state impostate 2 approvazioni necessarie (quindi servono due utenti di quel gruppo per far passare il livello).
Gestione delle approvazioni (Lato utente)
Gli utenti inseriti in un gruppo di approvazione hanno accesso a un modulo dedicato per consultare la lista di tutte le richieste (ordini e cicli) in attesa di validazione.
Per maggiori dettagli, consulta la guida dedicata:👉Elenco approvazioni ordini fornitore aperte - NOTYO - Help Center
Attivare la procedura di approvazione
Per rendere operativo il flusso, è necessario configurare l'attivazione tramite l'Anagrafica azienda:
Per gli Ordini Fornitore: Attivare il flag in:
Documenti > Acquisto > Approvazione.
Link alla guida 👉Ordini fornitore standard - NOTYO - Help Center
Per i Cicli di Lavoro: Attivare il flag in:
Produzione > Cicli > Attiva processo di approvazione.
Link alla guida 👉Ciclo di lavorazione - NOTYO - Help Center
Per le Richieste ordine cliente: il processo di approvazione è attivo di default e non disattivabile.